CONDICIONES

1. Objeto y Partes del Contrato

Las presentes Condiciones Generales de Uso y Contratación (en adelante, las «Condiciones») regulan el acceso y uso de la plataforma tecnológica CIVIA (en adelante, la «Plataforma»), así como la prestación de los servicios de software como servicio (SaaS) ofrecidos por CIVIA DIGITAL SOLUTIONS SL (en adelante, «CIVIA»), con domicilio en Av. Barcelona 27, 15706 Santiago de Compostela, NIF B24933178.

Son partes del presente contrato:

CIVIA DIGITAL SOLUTIONS SL, como proveedor y titular de la Plataforma.
El Administrador de Fincas o empresa administradora que contrata el servicio (en adelante, el «Cliente» o el «Administrador»), actuando en nombre propio o en representación de la persona jurídica que representa.
Los profesionales o gremios que accedan al módulo CRM de profesionales (en adelante, los «Profesionales»), en los términos específicos previstos en la Cláusula 9.

La aceptación de las presentes Condiciones es un requisito imprescindible para acceder y utilizar la Plataforma. El uso de la Plataforma implica la aceptación plena y sin reservas de todas y cada una de las disposiciones incluidas en este documento en la versión publicada en el momento del acceso.

2. Descripción del Servicio

CIVIA ofrece una plataforma digital SaaS orientada a la gestión integral de incidencias de comunidades de propietarios para administradores de fincas, que incluye los siguientes módulos y funcionalidades:

2.1. CRM del Administrador de Fincas

Gestión y seguimiento del ciclo completo de incidencias: creación, asignación, seguimiento, facturación y cierre.
Estados de incidencia: Nueva, Profesional avisado, Profesional acepta trabajo, Presupuesto solicitado, Presupuesto enviado, Presupuesto aceptado, Trabajo realizado, Factura enviada, Pagada/Cerrada.
Clasificación de incidencias por prioridad: Urgente, Importante o Rutinaria.
Gestión de comunidades de vecinos, propiedades y vecinos/propietarios.
Módulo de subusuarios con control de acceso por roles y monitorización de la actividad de cada empleado.
Módulo de recordatorios con calendario integrado por usuario.
Contador de tiempo de gestión por incidencia.
Archivo centralizado de presupuestos y facturas en PDF.
Registro de la vía de contacto empleada en cada gestión (WhatsApp, teléfono, email, presencial).
Estadísticas y filtros por fecha, comunidad, vecino y profesional.

2.2. Bot de WhatsApp con Inteligencia Artificial

Canal de atención automatizada a través de WhatsApp integrado mediante la plataforma de automatización N8N y el modelo de lenguaje de OpenAI.
El bot se activa exclusivamente cuando el número de teléfono del remitente está registrado en la base de datos de vecinos del Administrador.
El bot recopila la información necesaria sobre la incidencia mediante un flujo conversacional guiado, incluyendo descripción, fotografías y datos de la propiedad.
Creación automatizada de la incidencia en el CRM del Administrador una vez finalizado el proceso de recogida de datos.
Envío automático al vecino de una URL de seguimiento del estado de su incidencia.

2.3. CRM del Profesional/Gremio

Recepción de avisos de nuevos trabajos a través de un enlace a su panel personalizado.
Gestión del flujo de trabajo del profesional: aceptar o rechazar trabajos, subir presupuestos y facturas en PDF, marcar trabajos como completados.
Visualización del estado de cobro de cada trabajo (Cobrado/Pendiente).

3. Planes de Suscripción, Precios y Facturación

3.1. Planes disponibles para Administradores de Fincas

CIVIA ofrece los siguientes planes de suscripción mensual, todos ellos con acceso ilimitado al bot de WhatsApp con IA:

Plan Básico: hasta 50 comunidades gestionadas — 39,00 EUR/mes + IVA.
Plan Profesional: hasta 100 comunidades gestionadas — 59,00 EUR/mes + IVA.
Plan Empresarial: más de 100 comunidades gestionadas — 79,00 EUR/mes + IVA.

El coste derivado del uso del modelo de inteligencia artificial (tokens de OpenAI) está incluido en todos los planes sin coste adicional para el Cliente. CIVIA asume íntegramente dicho coste.

3.2. Facturación y pago

La facturación es mensual y se emite al inicio de cada período de servicio.
El pago se realizará mediante domiciliación bancaria (SEPA) o tarjeta de crédito/débito, según el método seleccionado por el Cliente durante el proceso de alta.
En caso de impago, CIVIA se reserva el derecho a suspender el acceso a la Plataforma tras un aviso previo de 7 días naturales, sin perjuicio del derecho a reclamar las cantidades adeudadas.
Los precios no incluyen el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) ni otros tributos que sean de aplicación, los cuales se añadirán en la factura conforme a la normativa vigente.
CIVIA se reserva el derecho a modificar los precios de los planes, notificando dicho cambio al Cliente con un mínimo de 30 días de antelación. Si el Cliente no acepta la nueva tarifa, podrá resolver el contrato sin penalización antes de la entrada en vigor del cambio.

3.3. Modelo de comisiones y compensación al Administrador

CIVIA ofrece un modelo de incentivo económico para los Administradores que logren que los Profesionales con los que colaboran utilicen el CRM de profesionales de la Plataforma:

Por cada factura que un Profesional suba a la Plataforma a través de su CRM, se generará una comisión de 4,00 EUR + IVA.
De dicha comisión, 2,00 EUR + IVA corresponden a CIVIA como retribución por el mantenimiento y soporte de la Plataforma.
Los 2,00 EUR + IVA restantes son abonados por CIVIA al Administrador de Fincas correspondiente, descontándose de la cuota mensual de suscripción vigente.
En caso de que el saldo acumulado a favor del Administrador supere el importe de la cuota mensual, el saldo positivo remanente se trasladará al mes siguiente o, previo acuerdo entre las partes, podrá ser abonado al Administrador mediante transferencia bancaria.
La comisión se genera en el momento en que el Profesional sube la factura en PDF a través de su CRM y dicha factura es recibida por el Administrador en la Plataforma.
Este modelo no implica ningún coste adicional para el Profesional derivado del uso del CRM en sí, sino exclusivamente por cada factura emitida a través de la Plataforma.

4. Alta, Acceso y Gestión de Usuarios

Para acceder a la Plataforma, el Cliente deberá completar el proceso de registro facilitando información veraz, exacta y actualizada. El Cliente es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y de todas las actividades realizadas bajo su cuenta.

El Administrador podrá crear subusuarios para sus empleados, definiendo los permisos de acceso de cada uno. El titular de la cuenta principal es el único responsable de la correcta gestión de los subusuarios y del uso que éstos hagan de la Plataforma.

CIVIA se reserva el derecho a suspender o cancelar el acceso de cualquier usuario que incumpla las presentes Condiciones, previa notificación al titular de la cuenta.

5. Obligaciones y Responsabilidades del Cliente (Administrador)

El Cliente se compromete a:

Utilizar la Plataforma exclusivamente para los fines previstos en las presentes Condiciones y conforme a la normativa vigente.
Facilitar a CIVIA los datos de las comunidades de vecinos, propietarios y profesionales de forma lícita, contando con las bases jurídicas adecuadas para su tratamiento conforme al RGPD y la LOPDGDD. En particular, el Cliente garantiza que dispone de legitimación para tratar los datos de los vecinos y para facilitar su número de teléfono móvil a CIVIA a efectos de la activación del bot de WhatsApp.
Informar a los vecinos de las comunidades que administra sobre el uso del canal de WhatsApp automatizado y la recogida de datos a través del bot de IA, en cumplimiento del deber de transparencia establecido en el artículo 13 del RGPD.
Mantener actualizados los datos de las comunidades, propietarios y profesionales registrados en la Plataforma.
No ceder, sublicenciar ni permitir el acceso a la Plataforma a terceros ajenos a su organización sin autorización expresa de CIVIA.
No utilizar la Plataforma para actividades ilícitas, fraudulentas o que puedan causar daños a terceros.
Notificar a CIVIA de forma inmediata cualquier uso no autorizado de su cuenta o cualquier brecha de seguridad de la que tenga conocimiento.

El Cliente asume la plena responsabilidad respecto al tratamiento de datos de los vecinos en su condición de responsable del tratamiento. CIVIA actúa como encargado del tratamiento en lo que respecta a los datos de los vecinos, conforme al Acuerdo de Encargado del Tratamiento (AET) que forma parte integrante de las presentes Condiciones.

6. Obligaciones y Responsabilidades de CIVIA

CIVIA se compromete a:

Prestar el servicio con la diligencia debida, manteniendo la Plataforma operativa con un nivel de disponibilidad mínimo del 99% mensual, excluidos los períodos de mantenimiento programado, que serán notificados con antelación suficiente.
Garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos tratados en la Plataforma mediante las medidas técnicas y organizativas adecuadas.
Proporcionar soporte técnico al Cliente en los términos establecidos en el plan contratado.
Notificar al Cliente, en el plazo máximo de 72 horas, cualquier brecha de seguridad que pudiera afectar a sus datos o a los datos de los vecinos de las comunidades que administra.
No ceder los datos del Cliente ni de sus comunidades a terceros, salvo en los supuestos previstos en la Política de Privacidad o por obligación legal.
Asumir el coste de los tokens de OpenAI generados por el uso del bot de WhatsApp con IA, sin repercutir dicho coste al Cliente.

7. Propiedad Intelectual e Industrial

CIVIA es titular o licenciataria de todos los derechos de propiedad intelectual e industrial sobre la Plataforma, incluyendo, sin carácter limitativo, el software, el diseño, la arquitectura, los algoritmos, los flujos de automatización, los prompts de IA, las bases de datos, los logotipos, las marcas y cualquier otro elemento que la integre.

El contrato de suscripción otorga al Cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible y revocable para acceder a la Plataforma y utilizarla conforme a las presentes Condiciones, sin que ello implique cesión alguna de derechos de propiedad intelectual o industrial.

Queda expresamente prohibido al Cliente: reproducir, distribuir, modificar, descompilar, realizar ingeniería inversa, crear obras derivadas de la Plataforma o de cualquiera de sus elementos, o comercializarlos sin autorización expresa y por escrito de CIVIA.

Los datos introducidos por el Cliente en la Plataforma (datos de comunidades, vecinos, profesionales e incidencias) son propiedad exclusiva del Cliente. CIVIA no adquiere ningún derecho sobre dichos datos más allá de los estrictamente necesarios para la prestación del servicio.

8. Confidencialidad

Ambas partes se comprometen a mantener la más estricta confidencialidad respecto a la información a la que accedan en el marco de la relación contractual, y en especial respecto a los datos de vecinos, comunidades, profesionales, condiciones económicas y cualquier información que pueda ser considerada como confidencial o estratégica.

La obligación de confidencialidad subsistirá durante un período de 3 años desde la finalización de la relación contractual, salvo que la información afectada tenga la consideración de secreto empresarial, en cuyo caso la obligación será indefinida.

Esta obligación no será de aplicación cuando la información deba ser revelada por imperativo legal o por requerimiento de autoridad competente, debiendo en tal caso la parte requerida notificar a la otra parte con carácter previo a la divulgación, en la medida en que ello sea legalmente posible.

9. Condiciones Específicas para Profesionales y Gremios

El acceso al CRM de Profesionales está condicionado a que el Profesional haya sido dado de alta en la Plataforma por un Administrador de Fincas cliente de CIVIA. Al acceder al CRM de Profesionales, el Profesional acepta las presentes Condiciones en lo que le resulte de aplicación y, en particular:

El Profesional se compromete a utilizar la Plataforma exclusivamente para la gestión de los trabajos asignados por los Administradores de Fincas que le hayan dado de alta.
El Profesional es responsable de la veracidad y legalidad de los presupuestos y facturas que suba a la Plataforma, garantizando que cumplen con la normativa fiscal y mercantil vigente.
Por cada factura subida a la Plataforma, el Profesional abonará a CIVIA una comisión de 4,00 EUR + IVA, conforme al modelo descrito en la Cláusula 3.3.
El Profesional acepta que la información relativa a los trabajos asignados (comunidad, descripción de la avería, estado del trabajo) sea accesible por el Administrador de Fincas que gestionó la incidencia.
CIVIA no es parte de la relación contractual entre el Administrador de Fincas y el Profesional, ni interviene en la negociación, ejecución o cobro de los trabajos realizados. CIVIA actúa exclusivamente como plataforma tecnológica que facilita la comunicación y la gestión documental entre ambas partes.

10. Limitación de Responsabilidad

CIVIA no será responsable de:

Las interrupciones del servicio causadas por causas de fuerza mayor, fallos en las infraestructuras de terceros (proveedores de Internet, Meta/WhatsApp, OpenAI, N8N u otros), o ataques informáticos que estén fuera de su control.
Los daños o perjuicios derivados del uso incorrecto de la Plataforma por parte del Cliente, sus subusuarios o los Profesionales.
La exactitud, veracidad o legalidad de los datos facilitados por el Cliente, los vecinos o los Profesionales a través de la Plataforma.
Las decisiones de gestión tomadas por el Administrador de Fincas basándose en la información generada por la Plataforma.
Los daños indirectos, pérdidas de beneficios o de clientela, pérdida de datos o cualquier otro daño de carácter consecuencial, incluso si CIVIA hubiera sido informada de la posibilidad de dichos daños.

En todo caso, la responsabilidad máxima de CIVIA frente al Cliente quedará limitada al importe total de las cuotas de suscripción abonadas por el Cliente durante los 12 meses anteriores al hecho generador del daño.

11. Vigencia, Resolución y Consecuencias

El contrato de suscripción se formaliza por tiempo indefinido a partir de la fecha de alta del Cliente en la Plataforma, renovándose automáticamente cada mes en tanto ninguna de las partes comunique su voluntad de resolución.

11.1. Resolución por el Cliente

El Cliente podrá resolver el contrato en cualquier momento mediante notificación a CIVIA con un mínimo de 15 días naturales de antelación al siguiente período de facturación. No se devolverán las cuotas ya abonadas correspondientes al período en curso.

11.2. Resolución por CIVIA

CIVIA podrá resolver el contrato con efecto inmediato en los siguientes supuestos:

Incumplimiento grave o reiterado de las presentes Condiciones por parte del Cliente.
Impago de dos o más cuotas mensuales consecutivas.
Uso de la Plataforma para fines ilícitos o fraudulentos.
Resolución voluntaria de CIVIA, con un preaviso mínimo de 60 días al Cliente y devolución proporcional de las cuotas prepagadas no consumidas.

11.3. Efectos de la resolución

Tras la resolución del contrato por cualquier causa:

El Cliente perderá el acceso a la Plataforma a partir de la fecha de efectividad de la resolución.
CIVIA pondrá a disposición del Cliente, durante un período de 30 días naturales desde la resolución, una exportación de los datos de incidencias, comunidades, vecinos y documentos almacenados, en un formato estándar y legible.
Transcurrido dicho período, CIVIA procederá a la eliminación o anonimización definitiva de los datos del Cliente conforme a lo previsto en la Política de Privacidad.

12. Modificaciones de las Condiciones

CIVIA se reserva el derecho a modificar las presentes Condiciones en cualquier momento. Las modificaciones serán notificadas al Cliente con un mínimo de 30 días de antelación a su entrada en vigor, a través de la Plataforma o por correo electrónico.

Si el Cliente no acepta las nuevas Condiciones, podrá resolver el contrato sin penalización antes de la fecha de entrada en vigor de los cambios. El uso continuado de la Plataforma tras la entrada en vigor de las nuevas Condiciones implicará su aceptación.

13. Nulidad Parcial

Si cualquier disposición de las presentes Condiciones fuera declarada nula, inválida o inaplicable por cualquier razón, dicha disposición se considerará separable del resto de las Condiciones y no afectará a la validez y aplicabilidad de las demás disposiciones.

14. Legislación Aplicable y Jurisdicción

Las presentes Condiciones se rigen por la legislación española y, en particular, por:

La Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSI-CE).
El Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios.
La Ley 7/1996, de 15 de enero, de Ordenación del Comercio Minorista.
El Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) en materia de protección de datos.
La Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil, y demás normativa procesal aplicable.

Para la resolución de cualquier controversia que pudiera derivarse de la interpretación, cumplimiento o resolución de las presentes Condiciones, las partes, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles, se someten a la jurisdicción exclusiva de los Juzgados y Tribunales de Santiago de Compostela.

Para los supuestos en que el Cliente tenga la condición de consumidor, se estará a lo dispuesto en la normativa de protección de consumidores vigente en materia de resolución de litigios en línea y mediación.

15. Contacto

Para cualquier consulta relacionada con las presentes Condiciones, el Cliente podrá dirigirse a CIVIA DIGITAL SOLUTIONS SL a través de los siguientes canales:

Correo postal: Av. Barcelona 27, 15706 Santiago de Compostela.
Teléfono: 614 520 866.
Web: www.civiadigital.com

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Av. Barcelona 27 • 15706 Santiago de Compostela • 614 520 866 • www.civiadigital.com