POLÍTICA DE PRIVACIDAD
1. Responsable del Tratamiento de Datos
En cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (RGPD), y de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), se informa que el responsable del tratamiento de los datos personales recogidos a través de la plataforma CIVIA es:
CIVIA DIGITAL SOLUTIONS SL
B24933178
Av. Barcelona 27
15706 Santiago de Compostela
Tfno: 614 520 866
eMail: [email protected]
2. Datos Personales Recogidos
2.1. Datos de administradores de fincas (clientes)
La plataforma recoge y trata los siguientes datos de los administradores de fincas o empresas administradoras que contraten el servicio: Nombre y apellidos del titular o representante legal. Denominación social y NIF/CIF de la empresa. Dirección postal, correo electrónico y teléfono de contacto. Datos de facturación y, en su caso, datos de pago (gestionados mediante pasarelas de pago certificadas PCI-DSS). Credenciales de acceso (usuario y contraseña cifrada) y datos de los subusuarios creados por el titular. Datos de actividad dentro de la plataforma: incidencias gestionadas, tiempo de gestión registrado, recordatorios, etc.
2.2. Datos de vecinos y propietarios
Los datos de los vecinos son facilitados por el administrador de fincas a través de la importación del fichero de comunidades. Los datos tratados son: Nombre y apellidos del vecino o propietario. Número de teléfono móvil (utilizado para la identificación en el canal WhatsApp). Identificación de la comunidad de vecinos y propiedad (portal, piso, letra). Contenido de las conversaciones mantenidas con el bot de WhatsApp (texto e imágenes adjuntas relativas a incidencias reportadas). Estado y seguimiento de las incidencias comunicadas.
2.3. Datos de profesionales y gremios
Los datos de los profesionales que accedan al CRM de gremios son: Nombre y apellidos o razón social. NIF/CIF y datos de contacto (teléfono y correo electrónico). Datos bancarios o de facturación necesarios para la gestión de los trabajos y comisiones. Documentos PDF de presupuestos y facturas subidos a la plataforma. Datos de actividad: trabajos aceptados, rechazados, presupuestados y facturados.
3. Finalidades del Tratamiento y Base Jurídica
3.1. Administradores de fincas
Los datos de los administradores se tratan con las siguientes finalidades: Prestación del servicio CRM contratado y gestión del alta, mantenimiento y baja de la cuenta. Facturación y cobro de la cuota mensual de suscripción. Gestión de subusuarios y control de acceso a la plataforma. Comunicaciones relacionadas con el servicio: actualizaciones, mantenimiento, soporte técnico. Envío de comunicaciones comerciales, únicamente con consentimiento expreso. Base jurídica: ejecución del contrato de prestación de servicios (art. 6.1.b RGPD) y, en su caso, consentimiento del interesado (art. 6.1.a RGPD) para comunicaciones comerciales.
3.2. Vecinos y propietarios
Los datos de vecinos se tratan con las siguientes finalidades: Identificación del vecino cuando contacta a través del canal de WhatsApp habilitado por el administrador de fincas. Recogida automatizada de incidencias mediante el bot de inteligencia artificial, incluyendo la descripción y documentación fotográfica de la avería. Creación y gestión de incidencias en el CRM del administrador de fincas. Comunicación al vecino del estado de su incidencia y de la URL de seguimiento. Base jurídica: interés legítimo del administrador de fincas en la gestión eficiente de las incidencias de las comunidades que administra (art. 6.1.f RGPD), así como la ejecución de las obligaciones contractuales del administrador con la comunidad de propietarios.
3.3. Profesionales y gremios
Los datos de los profesionales se tratan con las siguientes finalidades: Gestión del acceso al CRM de gremios y asignación de trabajos por parte del administrador.
4. Tratamiento Automatizado, Inteligencia Artificial y Canal WhatsApp
La plataforma CIVIA integra un sistema de atención automatizada a través de WhatsApp basado en inteligencia artificial. Al respecto, se informa de lo siguiente: El bot de IA únicamente se activará cuando el número de teléfono del remitente esté previamente registrado en la base de datos de la comunidad correspondiente, conforme a la información facilitada por el administrador de fincas. Las comunicaciones procedentes de números no registrados no activarán el bot y serán atendidas por el personal de la empresa administradora. Las conversaciones mantenidas con el bot son procesadas por el modelo de lenguaje de OpenAI (ChatGPT), al que se transfieren datos conforme a las condiciones de uso y privacidad de dicho proveedor. CIVIA actúa como encargado del tratamiento respecto al administrador de fincas y como responsable del tratamiento en lo que concierne a su relación con OpenAI. Se ha suscrito el correspondiente Acuerdo de Encargado del Tratamiento (DPA) con OpenAI. El tratamiento automatizado no implica decisiones que produzcan efectos jurídicos significativos sobre los interesados. La acción del bot se limita a la recogida estructurada de información sobre la incidencia comunicada. Las fotografías e imágenes que el vecino remita a través de WhatsApp en el contexto de la incidencia serán almacenadas en los servidores de la plataforma y asociadas al expediente de la incidencia correspondiente.
5. Destinatarios y Transferencias de Datos
Los datos personales tratados en la plataforma podrán ser comunicados o accedidos por los siguientes destinatarios: Administradores de fincas clientes de CIVIA: acceden a los datos de los vecinos y de los profesionales en el ámbito de la gestión de incidencias de las comunidades que administran, actuando como responsables del tratamiento respecto a sus vecinos. Profesionales y gremios: reciben, a través de su CRM, la información relativa al trabajo asignado (descripción, comunidad y ubicación), sin acceso al resto de datos del vecino. OpenAI, LLC: proveedor del modelo de IA que procesa las conversaciones del bot de WhatsApp. Los datos se transfieren a EE. UU. al amparo de las garantías adecuadas previstas en el art. 46 RGPD (cláusulas contractuales tipo). N8N (proveedor de automatización de flujos de trabajo): actúa como encargado del tratamiento para la integración entre WhatsApp y el CRM. Proveedor de hosting y servicios en la nube: los servidores donde se aloja la plataforma, con los que se ha suscrito el correspondiente acuerdo de encargo de tratamiento. Organismos públicos y autoridades: cuando exista obligación legal de comunicar datos (p. ej., requerimientos judiciales o de la Agencia Española de Protección de Datos). No se realizan transferencias internacionales de datos fuera del Espacio Económico Europeo, salvo las expresamente indicadas para OpenAI, y siempre con las garantías adecuadas.
6. Plazo de Conservación de los Datos
Los datos personales serán conservados durante los siguientes plazos: Datos de administradores de fincas: durante la vigencia del contrato de suscripción y, una vez extinguida la relación, durante el plazo de prescripción de las acciones civiles y fiscales aplicables (máximo 6 años para obligaciones mercantiles y fiscales). Datos de vecinos: mientras el administrador de fincas mantenga activa su cuenta en la plataforma. Si el administrador causa baja, los datos de los vecinos serán eliminados o anonimizados en el plazo de 90 días, salvo que exista obligación legal de conservación. Datos de profesionales: durante la relación comercial activa y, posteriormente, durante los plazos legales de conservación de documentación contable y fiscal (5 años conforme al Código de Comercio; 4 años conforme a la Ley General Tributaria). Conversaciones e imágenes del bot de WhatsApp: asociadas al expediente de incidencia y conservadas durante el mismo plazo que la incidencia a la que pertenecen.
7. Derechos de los Interesados
De conformidad con los artículos 15 a 22 del RGPD y el Título III de la LOPDGDD, los interesados podrán ejercer los siguientes derechos: Derecho de acceso: conocer qué datos personales se están tratando. Derecho de rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos. Derecho de supresión ('derecho al olvido'): solicitar la eliminación de los datos cuando, entre otros motivos, ya no sean necesarios para la finalidad para la que fueron recogidos. Derecho de limitación del tratamiento: solicitar la suspensión del tratamiento en determinadas circunstancias. Derecho de portabilidad: recibir los datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica. Derecho de oposición: oponerse al tratamiento de datos en determinadas circunstancias, incluida la elaboración de perfiles. Derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas: salvo las excepciones previstas en el RGPD. Para ejercer los derechos anteriores, el interesado podrá dirigirse a CIVIA DIGITAL SOLUTIONS SL mediante escrito acompañado de copia de su DNI u otro documento acreditativo de identidad, a través de: Correo postal: Av. Barcelona 27, 9A, 15706 Santiago de Compostela. Correo electrónico: contacto habilitado en www.civiadigital.com En caso de que el ejercicio de derechos se refiera a datos gestionados por el administrador de fincas en su calidad de responsable del tratamiento (datos de vecinos), CIVIA trasladará la solicitud al administrador correspondiente. El interesado tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) si considera que el tratamiento de sus datos no es conforme al RGPD.
8. Medidas de Seguridad
CIVIA DIGITAL SOLUTIONS SL ha adoptado las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a los que están expuestos. Entre otras medidas: Cifrado de contraseñas y comunicaciones mediante protocolos HTTPS/TLS. Control de acceso basado en roles (administrador principal y subusuarios con permisos diferenciados). Sistema de autenticación segura para el acceso a los CRMs. Verificación de número de teléfono registrado antes de activar el bot de WhatsApp. Copias de seguridad periódicas de la base de datos. Registro de actividad (logs) de acceso y modificaciones sobre los expedientes de incidencias.
9. Uso de Cookies
La plataforma web de CIVIA puede utilizar cookies propias y de terceros con las siguientes finalidades: cookies técnicas estrictamente necesarias para el funcionamiento de la plataforma, cookies de sesión para la autenticación de usuarios y cookies analíticas para la mejora del servicio. La gestión de las preferencias de cookies puede realizarse a través del panel de configuración disponible en la plataforma.
10. Modificaciones de la Política de Privacidad
CIVIA DIGITAL SOLUTIONS SL se reserva el derecho a modificar la presente Política de Privacidad para adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales o de práctica empresarial. Los usuarios registrados serán informados de los cambios relevantes con carácter previo a su entrada en vigor a través de la propia plataforma o por correo electrónico.
11. Legislación Aplicable y Jurisdicción
La presente Política de Privacidad se rige por la normativa española y europea en materia de protección de datos. Para la resolución de cualquier controversia relacionada con la privacidad y el tratamiento de datos, las partes se someten a la jurisdicción de los Juzgados y Tribunales de Santiago de Compostela, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.
